Buchhaltung und Steuer-Compliance in den USA

Die US-amerikanische Rechnungslegung folgt den Generally Accepted Accounting Principles (US GAAP), kodifiziert vom Financial Accounting Standards Board. Anders als in Deutschland gibt es keinen gesetzlichen Kontenrahmen, und eine private Gesellschaft veröffentlicht ihren Abschluss in keinem öffentlichen Register. Was ein kleines Unternehmen tatsächlich leisten muss: • Bücher und Aufzeichnungen führen, die jede Zahl der Steuererklärung belegen - eine Pflicht aus dem Internal Revenue Code, keine bloße Empfehlung • Belege aufbewahren: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Bank- und Zahlungsdienstleisterauszüge, Verträge, Lohnunterlagen • Bank- und Payment-Provider-Konten monatlich abstimmen • Unterlagen grundsätzlich mindestens drei Jahre ab Abgabe aufbewahren, bei Lohnsteuern, Anschaffungskosten und Verlustvorträgen deutlich länger Warum GAAP auch privat relevant bleibt: Kreditverträge fordern regelmäßig Abschlüsse auf GAAP-Basis, Investoren und Erwerber erwarten in der Due Diligence periodengerechte Zahlen, und die Umsatzrealisierung nach ASC 606 sowie die Leasingbilanzierung nach ASC 842 verändern das ausgewiesene Ergebnis bei Abo- und anlagenintensiven Geschäftsmodellen erheblich. Viele kleine Gesellschaften führen ihre Bücher zunächst steuerlich und stellen erst vor einer Finanzierungsrunde auf GAAP um. Diese Umstellung ist ungleich günstiger, wenn die laufende Buchführung von Anfang an sauber geführt wurde.

Wie ein US-Unternehmen besteuert wird, hängt an seiner steuerlichen Einordnung, nicht an seiner Geschäftstätigkeit. C-Corporation: eigenständiges Steuersubjekt mit einem einheitlichen Körperschaftsteuersatz des Bundes von 21%, unverändert seit dem Tax Cuts and Jobs Act 2017. Ausgeschüttete Gewinne werden auf Gesellschafterebene erneut besteuert - die klassische Doppelbesteuerung. Dennoch ist die C-Corp das Standardvehikel für venture-finanzierte Startups und für Gruppen, die Gewinne in den USA thesaurieren wollen. Transparente Gesellschaften zahlen keine Bundeseinkommensteuer auf Gesellschaftsebene; Erträge, Aufwendungen und Anrechnungsbeträge fließen unmittelbar den Gesellschaftern zu: 1. Single-Member LLC - grundsätzlich "disregarded entity", die Tätigkeit wird direkt vom Gesellschafter erklärt 2. Multi-Member LLC / Partnership - gibt eine Informationserklärung ab und stellt jedem Gesellschafter einen Schedule K-1 aus 3. S-Corporation - eine Option, die nur besteht, wenn sämtliche Gesellschafter US-Personen sind, und die ausländischen Gründern deshalb faktisch verschlossen bleibt Nach Section 199A kann einem berechtigten natürlichen Gesellschafter ein Abzug von bis zu 20% des qualifizierten Unternehmensgewinns zustehen, begrenzt durch Lohnsummen-, Wirtschaftsguts- und Dienstleistungsschranken. Da die Rechtsform auch Quellensteuer, einzelstaatliche Registrierungen und Meldepflichten bestimmt, gehört sie vor die Gründung - nicht in die Nachbesserung.

Die Bundessteuer ist nur die erste Schicht. Jeder Bundesstaat setzt seine eigene Steuerpolitik, und die Unterschiede sind erheblich. Einzelstaatliche Körperschaftsteuer: • Die Sätze reichen je nach Staat von etwa 2,5% bis rund 11,5% • South Dakota und Wyoming erheben überhaupt keine Körperschaftsteuer • Nevada, Ohio, Texas und Washington erheben stattdessen eine Brutto- oder Margensteuer - eine Umsatzabgabe, die auch ein verlustträchtiges Unternehmen schuldet • Mehrstaatlich tätige Unternehmen zerlegen ihr Einkommen zwischen den Staaten, meist über einen reinen Umsatzfaktor Franchise Tax und Jahresberichte sind gewinnunabhängige Abgaben für das bloße Bestehen als eingetragene Gesellschaft. Delaware ist das bekannteste Beispiel (Stand 2025): - Eine Delaware LLC zahlt eine pauschale Jahressteuer von 300 USD, fällig zum 1. Juni - Eine Delaware Corporation reicht bis zum 1. März einen Jahresbericht für 50 USD zuzüglich Franchise Tax ein; der Mindestbetrag nach der Authorized-Shares-Methode beträgt 175 USD, während die Assumed-Par-Value-Capital-Methode bei Startups mit vielen genehmigten Anteilen meist deutlich günstiger ausfällt Wirtschaftlich Berechtigte: Nach der Regeländerung von FinCEN im Jahr 2025 sind in den USA gegründete Gesellschaften von der BOI-Meldung befreit; die Pflicht trifft nunmehr ausländisch gegründete Gesellschaften, die in einem US-Bundesstaat zur Geschäftstätigkeit registriert sind.

Die IRS arbeitet mit gesetzlich festen Fristen, die am Wirtschaftsjahr der Gesellschaft hängen. Die meisten Unternehmen nutzen das Kalenderjahr; eine C-Corporation darf ein abweichendes Wirtschaftsjahr wählen, Partnerships und S-Corps folgen grundsätzlich dem Jahr ihrer Gesellschafter. Zentrale Jahreserklärungen: | Rechtsform | Formular | Frist | Verlängert | |---|---|---|---| | C-Corporation | Form 1120 | 15. April | 15. Oktober | | Partnership / Multi-Member LLC | Form 1065 + K-1 | 15. März | 15. September | | S-Corporation | Form 1120-S + K-1 | 15. März | 15. September | Fristverlängerungen werden mit Form 7004 beantragt; sie verlängern ausschließlich die Abgabefrist, niemals die Zahlungsfrist. Vorauszahlungen: Die Bundeseinkommensteuer folgt dem Pay-as-you-go-Prinzip. Kapitalgesellschaften leisten ihre Raten über EFTPS jeweils am 15. Tag des 4., 6., 9. und 12. Monats des Wirtschaftsjahres; natürliche Gesellschafter transparenter Gesellschaften zahlen am 15. April, 15. Juni, 15. September und 15. Januar. Unterzahlungen lösen zinsbasierte Zuschläge aus, selbst wenn die Erklärung pünktlich eingereicht wurde. Jede Gesellschaft benötigt eine EIN, bevor sie ein Bankkonto eröffnen, Löhne abrechnen oder Erklärungen abgeben kann; ausländische Gesellschafter ohne Social Security Number beantragen eine ITIN, sobald eine persönliche Erklärungspflicht entsteht.

Die USA kennen keine Mehrwertsteuer. Stattdessen erheben fünfundvierzig Bundesstaaten sowie der District of Columbia eine Sales Tax, die einzelstaatlich verwaltet und häufig um Sätze von Counties, Städten und Sonderbezirken ergänzt wird - insgesamt über zwölftausend Steuerhoheiten. Die Sales Tax fällt nur einmal an, beim Verkauf an den Endverbraucher, und kennt keinen Vorsteuerabzug: Wer zum Weiterverkauf einkauft, legt stattdessen ein Resale- oder Exemption-Certificate vor. Die NOMAD-Staaten - New Hampshire, Oregon, Montana, Alaska und Delaware - erheben keine landesweite Sales Tax, wobei Alaska lokale Abgaben zulässt. Wirtschaftlicher Nexus: In *South Dakota v. Wayfair* (2018) entschied der Supreme Court, dass ein Bundesstaat auch von Verkäufern ohne physische Präsenz die Erhebung seiner Sales Tax verlangen darf. Jeder Sales-Tax-Staat kennt seither eine Nexus-Schwelle - verbreitet 100.000 USD Umsatz in den Staat hinein, teils kombiniert mit einer Transaktionszahl, in den größten Staaten bis zu 500.000 USD. In der Praxis: 1. Umsätze laufend nach Bundesstaat überwachen; der Nexus kann unterjährig entstehen 2. Vor der ersten Erhebung ein Permit beantragen - Erheben ohne Registrierung ist selbst rechtswidrig 3. Im zugewiesenen Turnus erklären, einschließlich Nullmeldungen 4. Marketplace-Facilitator-Gesetze verpflichten Amazon, eBay und Etsy zur Erhebung auf ihren Plattformen; Verkäufe über die eigene Website bleiben jedoch Ihre Pflicht

Wer in den USA einstellt, begründet Pflichten gegenüber Bund und Bundesstaat ab der ersten Lohnabrechnung, nicht erst zum Jahresende. Arbeitgeberabgaben auf Löhne: • FICA - Social Security: 6,2% Arbeitgeber und 6,2% Arbeitnehmer bis zu einer jährlichen Beitragsbemessungsgrenze (176.100 USD für 2025, jährlich angepasst) • FICA - Medicare: je 1,45% ohne Bemessungsgrenze, zuzüglich einer Additional Medicare Tax von 0,9%, die von Arbeitnehmerlöhnen über 200.000 USD einbehalten wird • FUTA: 6,0% auf die ersten 7.000 USD Lohn je Arbeitnehmer, gemindert um eine Anrechnung von bis zu 5,4% für einzelstaatliche Arbeitslosenbeiträge - effektiv 0,6% in den meisten Staaten • Einzelstaatliche Arbeitslosenversicherung mit erfahrungsabhängigem Satz, dazu Lohnsteuereinbehalt in den Staaten mit eigener Einkommensteuer Zentrale Formulare: Form 941 (quartalsweise Erklärung über einbehaltene Lohnsteuer und FICA), Form 940 (jährliche FUTA-Erklärung), Form W-2 (bis zum 31. Januar an die Beschäftigten auszuhändigen und der SSA zu übermitteln) sowie Form W-4 (von jedem Beschäftigten zur Bestimmung des Einbehalts einzuholen). Selbstständige Auftragnehmer: Vor der ersten Zahlung ein Form W-9 einholen und bis zum 31. Januar ein Form 1099-NEC für jeden ausstellen, der im Jahr 600 USD oder mehr erhalten hat. Die Fehlqualifikation von Beschäftigten als Auftragnehmer zählt zu den am häufigsten geprüften Punkten.

Ausländisch gehaltene US-Gesellschaften unterliegen Informationserklärungen ohne europäisches Gegenstück, und die Sanktionen bemessen sich pro Formular, nicht als Prozentsatz der Steuer. Form 5472 - die entscheidende Erklärung. Eine ausländisch gehaltene Single-Member LLC gilt allein für diesen Zweck als Kapitalgesellschaft und muss Form 5472 zusammen mit einem Pro-forma-Form-1120 einreichen. Zu melden ist jede meldepflichtige Transaktion mit dem ausländischen Gesellschafter und nahestehenden Personen: Einlagen, Ausschüttungen, Darlehen, Managementgebühren, selbst Gründungskosten. Dies gilt auch dann, wenn die LLC keinerlei Einkünfte und keine US-Steuer hatte. Die Sanktion für Nichtabgabe oder wesentlich unvollständige Abgabe beträgt 25.000 USD je Formular und Jahr, mit weiteren Beträgen bei Fortdauer nach Aufforderung der IRS. Dasselbe Formular schuldet eine US-Corporation, an der zu mindestens 25% ausländische Gesellschafter beteiligt sind. FBAR (FinCEN Form 114): Eine US-Person - auch eine US-Gesellschaft - mit wirtschaftlicher Berechtigung an oder Zeichnungsbefugnis über ausländische Finanzkonten, deren Gesamtwert zu irgendeinem Zeitpunkt des Jahres 10.000 USD übersteigt, meldet elektronisch an FinCEN; Frist 15. April mit automatischer Verlängerung bis 15. Oktober. FATCA (Form 8938): mit der Einkommensteuererklärung einzureichen, wenn bestimmte ausländische Finanzwerte die Schwellen überschreiten - beginnend bei 50.000 USD für eine unverheiratete, in den USA ansässige Person. FBAR und Form 8938 überschneiden sich, ersetzen einander aber nicht.

Quellensteuerabzug. Auf Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren und sonstige feste oder bestimmbare Einkünfte US-amerikanischer Quelle an eine nicht in den USA ansässige Person gilt ein gesetzlicher Quellensteuersatz von 30%. Ein anwendbares Doppelbesteuerungsabkommen senkt diesen Satz in der Regel deutlich - aber nur, wenn der Empfänger seinen Status dokumentiert. Dokumentation: Eine ausländische natürliche Person legt dem Abzugsverpflichteten vor der Zahlung ein Form W-8BEN vor, eine ausländische Gesellschaft ein Form W-8BEN-E. Diese Formulare gelten drei Kalenderjahre und müssen erneuert werden. Ohne gültiges Formular muss der Zahlende den vollen gesetzlichen Satz einbehalten; die Rückerlangung des Übereinbehalts setzt eine US-Steuererklärung voraus. Abkommensnetz: Die USA unterhalten Doppelbesteuerungsabkommen mit über sechzig Staaten. Das deutsch-amerikanische Abkommen senkt die Quellensteuer auf Dividenden bei qualifizierten Schachtelbeteiligungen erheblich und stellt Zinsen sowie Lizenzgebühren in weitem Umfang von der US-Quellensteuer frei. Nach dem Abkommen USA-Türkei ist die Quellensteuer auf Dividenden je nach Beteiligungshöhe in der Regel auf 15-20% begrenzt, auf Zinsen auf 10-15% und auf Lizenzgebühren auf 5-10%. Abkommen verteilen zudem über den Artikel zur Betriebsstätte das Besteuerungsrecht an Unternehmensgewinnen und enthalten Limitation-on-Benefits-Klauseln, die vor jeder Satzermäßigung zu prüfen sind. Verrechnungspreise: Geschäfte zwischen nahestehenden Personen müssen nach IRC Section 482 dem Fremdvergleich standhalten. Die IRS kann Einkünfte zwischen US-Tochter und ausländischer Mutter neu zuordnen; eine zeitnah erstellte Dokumentation ist die einzige verlässliche Verteidigung gegen Zuschläge von 20% oder 40% der Steuerverkürzung.

Methodenwahl. Ein Unternehmen wählt in seiner ersten Erklärung zwischen Cash Method und Accrual Method; ein späterer Wechsel bedarf regelmäßig der Zustimmung der IRS über Form 3115. Die Cash Method erfasst Erträge bei Vereinnahmung und Aufwendungen bei Zahlung. Die Accrual Method ordnet Erträge der Periode ihrer Entstehung zu und ist für größere Steuerpflichtige zwingend; die Kleinunternehmerausnahme erlaubt die Cash Method, solange der durchschnittliche Jahresbruttoumsatz unter einer jährlich angepassten Schwelle von rund 30 Mio. USD bleibt. Unternehmen mit Vorratsvermögen sollten dennoch periodengerecht bilanzieren, weil Kreditgeber und Erwerber genau das erwarten. Skalierbare Systeme: QuickBooks Online und Xero decken die große Mehrheit kleiner und mittlerer US-Gesellschaften ab, ab einer gewissen Größe übernimmt NetSuite. Um diesen Kern herum ergänzen ausländisch gehaltene Unternehmen meist: einen Lohnabrechnungsdienst wie Gusto oder ADP, der 941, W-2 und einzelstaatliche Erklärungen automatisch einreicht; eine Sales-Tax-Automatisierung wie Avalara oder TaxJar zur Nexus-Überwachung und mehrstaatlichen Abgabe; sowie die strikte Trennung von Gesellschafts- und Gesellschafterkonten, die zugleich die Haftungsbeschränkung sichert. Prüfung: Für eine typische private US-Gesellschaft besteht keine gesetzliche Abschlussprüfungspflicht. Prüfungen entstehen vertraglich - durch Kreditgeber, Investoren oder Erwerber - oder mit einer SEC-Registrierung, für die PCAOB-Standards gelten. Weit wahrscheinlicher ist eine Betriebsprüfung durch IRS oder Bundesstaat, die allein über die Qualität der Belege gewonnen oder verloren wird.